Saat ini sudah bukannya lagi sebenarnya era kompetisi. Orang atau organisasi yang sukses adalah mereka yang mampu berkolaborasi.
Iya, kolaborasi adalah salah satu kunci utama dalam menjalankan usaha serta aktivitas kehidupan harian. Salah satu alat atau tool paling populer serta dapat diandalkan dalam mendukung kolaborasi adalah Google Workspace.
Namun, ternyata masih banyak orang yang bertanya-tanya, sebenarnya apa itu Google Workspace dan mengapa platform ini begitu penting untuk berbagai kalangan, mulai dari pelajar, mahasiswa, pekerja profesional hingga pengusaha? Bahkan ada yang skeptis, benarkah Google Workspace adalah sebuah alat yang mampu diandalkan untuk berkolaborasi?
Artikel ini akan menjawabnya dan membahas secara menyeluruh apa itu Google Workspace, aplikasi-aplikasinya, manfaatnya, serta alasan mengapa Anda sebaiknya memang menggunakannya untuk berkolaborasi dengan yang lain sehingga bisa menambah produktivitas yang menunjang kesuksesan.
A. Apa Itu Google Workspace?
Jadi apa itu Google Workspace? Google Workspace adalah sebuah paket layanan (package service) berbasis awan (cloud) yang dikembangkan serta disediakan oleh Google. Layanan ini memang khusus serta spesial dirancang untuk meningkatkan kolaborasi, produktivitas, dan efisiensi kerja dalam sebuah tim atau organisasi atau perusahaan.
Bisa jadi Anda lebih familiar atau seminimalnya pernah mendengar yang namanya G Suite? Jika ya, dan mungkin bertanya-tanya ke mana G Suite ini? Ya sebenarnya G Suite adalah nama sebelum Google Workspace.
Jadi secara singkat apa itu Google Workspace, maka, jawabannya adalah Google Workspace merupakan evolusi dari G Suite. Google mengubah nama G Suite menjadi Google Workpsace pada bulan Oktober tahun 2020 untuk lebih mencerminkan dan mengakomodasi integrasi yang lebih menyatu antar layanan yang ada pada Google.
Jika Anda pernah menggunakan Google Mail, Google Docs, Google Drive, atau Google Meet, maka sebenarnya secara tidak sadar Anda sudah mengenal sebagian besar layanan dari Google Workspace. Namun, yang membedakan Google Workspace dari penggunaan layanan Google biasa adalah tingkat kontrol administratif, branding perusahaan, serta berbagai fitur tambahan yang lebih profesional dan aman.
B. Aplikasi Utama Google Workspace
Agar kita benar-benar memahami apa itu Google Workspace, ada baiknya dan memang seharusnya kita mengenal serta mengetahui berbagai layanan utama yang ada dalam Google Workspace. Berikut beberapa aplikasi utama dalam ekosistem Google Workspace:
1. Google Mail
Rasanya saat ini hampir semua orang mempunyai atau memiliki email dari Google. Namun, yang membedakan jika menggunakan Google Workspace biasanya layanan email ini memiliki email dengan domain khusus.
Misalnya email-nya namanya adalah awanbudi@komedia.id. Tapi tetap berbasis Google Mail, serta mempunyai fitur keamanan yang lebih safety dan penyimpanan yang lebih besar dibanding akun Google Mail biasa.
2. Google Drive
Google Drive akan mempunyai kapasitas yang lebih besar jika menggunakan Google Workspace. Penyimpanan besar ini memungkinkan penyimpanan file perusahaan penting dengan ukuran yang melebihi 15 GB.
Juga memungkinkan para anggota tim yang tergabung di Google Workspace untuk berbagi file dengan mudah. File bisa diakses kapan saja dan dari perangkat apa pun.
3. Google Docs, Sheets, Slides
Aplikasi-aplikasi ini merupakan aplikasi alternatif dari Microsoft Word, Microsoft Excel serta Microsoft PowerPoint. Bedanya adalah Google Docs, Google Sheets, serta Google Slides sepenuhnya berbasis awan dan sepenuhnya mendukung kolaborasi waktu nyata (real time collaboration).
4. Google Meet
Google Meet adalah layanan video konferensi profesional seperti Zoom Meet. Fitur Google Meet akan lebih banyak jika bergabung dalam Google Workspace sebuah perusahaan. Fitur tersebut mencakup rekaman, subtitle otomatis, serta bisa berintegrasi dengan Google Calendar.
5. Google Calendar
Melanjutkan tentang Google Calendar, ini merupakan alat penjadwalan yang dapat diintegrasikan dengan semua layanan Google Workspace untuk memudahkan pengaturan waktu dan pertemuan.
6. Google Chat dan Google Spaces
Mungkin Anda ingat dengan Google Hangouts? Nah, Google Chat dan Google Spaces ini merupakan platform komunikasi tim yang menggantikan Google Hangouts.
Google Chat lebih kepada percakapan antar individu atau orang per orang sedangkan, Google Spaces adalah grup atau topik sehingga memungkinkan diskusi berbasis topik serta integrasi dengan dokumen dan daftar tugas (task list).
Itulah komponen utama Google Workspace. Sampai di sini kita sudah mengetahui apa itu Google Workspace secara singkat serta definisi apa itu Google Workspace dan apa itu Google Workspace melalui aplikasi utamanya. Selanjutnya kita akan membahas tentang apa itu Google Workspace dari fitur keamanan serta administrasinya.
C. Fitur Keamanan dan Administrasi Google Workspace
Manakala ketika kita membahas tentang apa itu Google Workspace, tidak lengkap rasanya tanpa membahas fiturnya. Utamanya pada aspek keamanan serta kontrol administratifnya yang sungguh memberikan kenyamanan, ketenangan, dan kemudahan kepada para anggota dalam sebuah tim.
Dibandingkan dengan akun Google biasa individu lebih-lebih yang gratisan, Google Workspace menawarkan fitur-fitur sebagai berikut:
- Kontrol Admin: Administrator dari Google Workspace dapat mengatur izin akses, kebijakan keamanan, serta pengelolaan akun pengguna.
- Keamanan Data: Dilengkapi dengan autentikasi dua faktor (two factor authentication) atau yang biasa disingkat dengan 2FA, enkripsi data, serta proteksi terhadap phising dan malware.
- Audit Log: Audit log ini dibutuhkan untuk melacak aktivitas para pengguna dalam tim di Google Workspace. Hal ini penting untuk kebutuhan keamanan dan kepatuhan.
Demikian apa itu Google Workspace dari segi fitur keamanan dan administrasi. Berikutnya kita bahas manfaat dan alasan mengapa sebaiknya menggunakan Google Workspace untuk pekerjaan tim.
D. Manfaat dan Alasan Menggunakan Google Workspace
Apa itu Google Workspace? Kita sudah membahasnya dari definisi singkat dan istilah, lalu beberapa aplikasinya serta fitur keamanan dan administrasinya, sekarang saatnya membahas dari segi manfaat dan alasan lebih baik menggunakan Google Workspace.
Sedikitnya ada tiga manfaat dan alasan mengapa sebaiknya menggunakan Google Workspace, yaitu sebagai berikut di bawah ini:
1. Kolaborasi Waktu Nyata (Real Time Collaboration)
Google Workspace memungkinkan beberapa pengguna untuk mengedit dokumen atau sebuah pekerjaan secara bersamaan, memberikan komentar, serta menyarankan perubahan secara instan. Misalnya, dalam pekerjaan membuat presentasi; Si A akan mendesain latar belakangnya, Si B akan mengisi kata-katanya, sedangkan Si C akan membuat tabel serta menyajikan data yang dibutuhkan, dengan demikian pekerjaan cepat selesai.
2. Mobilitas Tinggi
Alasan serta manfaat kedua menggunakan Google Workspace adalah karena mobilitasnya yang tinggi. Google Workspace yang berbasis cloud membuat semua file, data dan dokumen bisa diakses dari mana saja dan kapan saja asalkan terhubung dengan koneksi internet.
3. Hemat Biaya
Google Workspace akan mengurangi kebutuhan perangkat keras dan software mahal. Karena tidak perlu server fisik, lisensi Microsoft Office, atau perangkat komunikasi tambahan lainnya.
Patut diingat bahwa mengakses Google Workspace tetap membutuhkan perangkat. Nah, salah satu perangkat yang dapat diandalkan untuk bekerja antar anggota tim menggunakan Google Workspace adalah Laptop ASUS Vivobook Go 14 E1404FA yang bisa didapatkan melalui link berikut di bawah ini:
Tokopedia KomputerMedan Official
Penutup
Setelah membaca artikel ini, Anda seharusnya memiliki pengetahuan serta pemahaman yang cukup bahkan lebih dari cukup sehingga di kemudian hari, apabila ada orang lain yang bertanya, “Apa itu Google Workspace?” Anda bisa menjawabnya sendiri.
Yuk kenali lebih dekat KomputerMedan melalui tautan berikut ini:
- https://desty.page/komputermedan
- Hotline KomputerMedan: +62-852-1078-9989
