PDF, atau Portable Document Format, adalah format berkas yang dikembangkan oleh Adobe Systems sejak tahun 1993. Tujuan utama dari file berbentuk PDF adalah menjaga tampilan sebuah dokumen, termasuk tata letak, font, gambar, dan elemen grafis lainnya yang ada pada file tersebut agar tetap konsisten di berbagai perangkat serta platform, tanpa tergantung pada aplikasi pembuat dokumen aslinya seperti Microsoft Word.
Dengan cara konversi Word ke PDF, seseorang bisa mengubah file dari Word yang berbentuk .doc atau .docx menjadi .pdf. Bisa dibilang, dokumen PDF kini menjadi format standar untuk berbagi berkas yang aman karena tampilannya konsisten di berbagai perangkat serta agak lebih sulit untuk dimodifikasi sembarangan.
Contohnya biasanya untuk tulisan agar tidak bisa diedit atau seminimalnya susah di-edit maka, seseorang akan mengkonversi file dari Word yang mempunyai ekstensi .doc atau .docx diubah menjadi ekstensi .pdf. Walau sebenarnya mudah namun, ternyata tidak semua orang tahu cara konversi Word ke PDF.
Oleh sebab itulah, artikel ini hadir. Sebab mengubah file dari Word ke PDF sudah seperti menjadi kebutuhan harian; mulai dari pembuatan tugas kuliah, makalah atau skripsi bagi mahasiswa, pembuatan laporan kepada atasan atau perusahaan, hingga pembuatan proposal bisnis agar tidak bisa dengan sembarangan diubah atau dimodifikasi orang lain, maka file-file tersebut biasanya akan berbentuk PDF.
Artikel ini akan membahas secara tuntas berbagai metode atau cara konversi Word ke PDF, dimulai dari menggunakan fitur bawaan, layanan konversi file online, hingga kemudian bisa juga menggunakan aplikasi lainnya.
Ikuti panduan ini agar kita semua dapat mengetahui cara konversi Word ke PDF dengan mudah, cepat, dan tanpa kehilangan format atau layout di dalam isi file yang diubah bentuknya.
Urgensi Konversi Word ke PDF
Jadi sebenarnya apa pentingnya atau urgensinya mengubah file yang berbentuk ekstensi .doc atau .docx menjadi berekstensi .pdf?
Begini ilustrasinya, sekarang bayangkan Anda dengan menggunakan laptop LENOVO LOQ 15IRX9 sudah menyiapkan sebuah proposal penting untuk seorang klien besar.
Anda bisa mendapatkan laptop LENOVO LOQ 15IRX9 Intel Core i5 13450HX melalui tautan di bawah ini:
Anda telah menghabiskan waktu berjam-jam menyusun kata demi kata di Microsoft Word, memperhalus tata letak, menata gambar, dan menyematkan grafik demi memukau klien tersebut.
Namun kemudian, pada saat dokumen tersebut dibuka di komputer rekan kerja Anda untuk diperiksa dengan menggunakan perangkat berbeda yakni: laptop LENOVO LOQ 15ARP9, ternyata sesuatu terjadi. Apa itu? Semua margin bergeser, font berubah, dan layout menjadi berantakan.
Kekecewaan pun muncul karena presentasi yang sempurna di perangkat Anda ternyata, tidak sempurna di perangkat orang lain. Di sinilah kekuatan PDF muncul sebagai penyelamat orang-orang seperti Anda yang sudah bekerja keras dan susah payah membuat sebuah file yang bagus, tetapi begitu tampil di perangkat lain ternyata tidak bagus.
PDF diciptakan untuk menjadi sebuah time capsule (kapsul waktu) digital yang tidak berubah karena telah menjaga bentuk asli dokumen.
Manakala sebuah dokumen PDF dibuka di perangkat berbeda dan atau di sistem operasi berbeda seperti; Windows, macOS, Linux, Android, maupun iOS; maka tata letak, font, serta semua format yang ada dalam dokumen tersebut tidak akan berubah sesuai dengan aslinya walaupun dibuka dengan perangkat apapun.
Selain konsistensi tampilan, keamanan menjadi pertimbangan penting lainnya. Bayangkan Anda membuat tulisan penting yang tidak boleh diubah siapapun, misalnya kita ambil saja contoh: tesis.
Orang tidak bertanggung jawab atau iseng kemudian membuka file tesis Anda, lalu mengubahnya sesuka hati. Tentu saja yang terjadi adalah chaos (kekacauan).
Terakhir, berkaitan juga dengan urgensi kedua di atas, dalam dunia profesional dan akademik, PDF sudah menjadi syarat baku untuk dikirimkan sebagai file resmi.
Hampir semua bahkan sepertinya sudah semua universitas atau kampus mensyaratkan untuk menyerahkan tugas akhir dalam format PDF.
Sedangkan, perusahaan meminta proposal dalam PDF untuk keperluan arsip dan audit. Ketika semua dokumen sudah terkumpul dalam format yang sama, proses verifikasi dan pencarian data menjadi lebih mudah dan rapi.
Dengan alasan-alasan penting di atas, maka mutlak memang cara konversi Word ke PDF harus dikuasai semua kalangan.
Cara Konversi Word ke PDF
Ada beberapa cara konversi Word ke PDF. Cara-cara berikut ini adalah yang paling mudah dan praktis untuk dilakukan, yaitu:
1. Dari Fitur Bawaan Microsoft Word
Sebenarnya pada Microsoft Word versi 2010 ke atas sudah menyertakan opsi ekspor langsung ke PDF. Berikut ini langkah-langkah cara konversi Word ke PDF dengan menggunakan fitur bawaan Microsoft Word:
- Buatlah sebuah dokumen Word baru atau bisa juga membuka dokumen Word yang sudah ada.
- Setelah terbuka, klik menu File kemudian Save As (atau bisa juga Export).
- Pilihlah lokasi penyimpanan dan ubah jenis file menjadi PDF (*.pdf).
- Ini sifatnya opsional saja, bisa di-skip: klik Options untuk mengatur halaman, kualitas cetak, dan metadata.
- Setelah yakin semuanya selesai, kliklah Save atau Publish.
Cara konversi Word ke PDF dengan metode ini adalah yang paling mudah, cepat tetapi, tetap akurat untuk menjaga format asli dokumen Word milik Anda.
2. Dengan Menggunakan Layanan Online Converter
Bagi yang tidak memiliki Microsoft Word atau Word-nya ternyata tidak mendukung konversi dari file Word ke PDF, Anda bisa menggunakan layanan online converter sebagai sebuah solusi. Salah satu layanan online converter ini adalah Smallpdf.
Berikut ini cara konversi Word ke PDF dengan menggunakan Smallpdf:
- Bukalah situs Smallpdf di https://smallpdf.com/.
- Setelah situs terbuka, carilah pilihan “Word to PDF“.
- Kemudian, unggahlah (upload) file Microsoft Word yang ingin diubah.
- Proses konversi akan langsung berjalan otomatis, tunggulah sampai selesai.
- Setelah selesai, unduhlah (download) file PDF tersebut.
Metode ini cepat tanpa perlu instalasi aplikasi juga bisa memperkecil ukuran file tanpa mengurangi kualitas dan mengubah format yang ada di dalam file. Namun demikian, harus tetap diperhatikan batasan ukuran besarnya file serta kuota penggunaan pada versi gratis.
3. Memakai Aplikasi Pihak Ketiga
Ada sebuah alternatif aplikasi gratis dan open source untuk mereka yang tidak ingin menggunakan Microsoft Word karena berbagai alasan seperti tidak bisa membelinya tetapi, tidak ingin menggunakan bajakan. Aplikasi tersebut bernama LibreOffice Writer. Begini cara penggunaannya:
- Bukalah file yang berbentuk .doc atau .docx di LibreOffice Writer. Sebenarnya bisa juga .rtf alias pada dasarnya semua file Microsoft Word dapat dibuka di LibreOffice Writer.
- Pilihlah menu File kemudian Export As lalu pilih Export as PDF.
- Atur opsi kompresi, watermark, dan lain sebagainya sesuai dengan yang diinginkan.
- Klik Export dan simpan.
Dengan LibreOffice Writer, Anda juga bisa menggabungkan beberapa dokumen menjadi satu PDF.
Penutup
Sebagaimana telah disinggung sebelumnya di atas, ada beragam metode cara konversi Word ke PDF yang bisa digunakan.
Namun, dalam artikel ini hanya dibahas tiga saja karena tiga tersebut adalah yang paling mudah dan praktis untuk dilakukan.
Dengan memahami serta lebih hebat lagi menguasai cara konversi Word ke PDF, seseorang akan jauh lebih siap menghadapi tantangan digital yang ada pada saat ini. Misalnya dia butuh mengirimkan CV untuk melamar pekerjaan, tentu lebih baik berbentuk PDF.
Atau bisa juga menyusun sebuah proposal penawaran kerja sama bisnis, akan terlihat lebih apik dalam bentuk PDF. Pada akhirnya, jangan sampai pekerjaan yang sudah tersusun rapi justru terlihat berantakan dan tidak profesional hanya karena dikirim dalam format Word yang rentan berubah di perangkat lain.
