Di era digital yang semakin maju, semakin modern, dan semakin cepat ini, maka produktivitas kerja serta produktivitas belajar sangat bergantung pada software (perangkat lunak) yang andal lagi canggih juga mumpuni bisa diandalkan. Software yang tetap bisa diandalkan untuk menunjang kerja serta belajar di masa kini adalah Microsoft Office.
Sebab Microsoft Office selalu beradaptasi dengan perkembangan zaman bahkan kini mempunyai dua versi yakni Office 365 dan Office 2021. Namun, orang awam biasa kerap bingung apa sebenarnya perbedaan Office 365 dan Office 2021.
Meskipun keduanya menawarkan aplikasi inti yang sama seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint dan Microsoft Outlook, ternyata ada perbedaan mendasar yang perlu dipahami untuk membuat keputusan yang bijak.
Artikel ini akan membahas secara komprehensif perbedaan Office 365 dan Office 2021 yang pertama dari sisi model pembayarannya karena itu yang terlihat jelas kemudian yang kedua adalah fiturnya, lalu berbagai macam hal lain yang sekiranya memperlihatkan perbedaan Office 365 dan Office 2021.
Urgensi Memahami Perbedaan Office 365 dan Office 2021
Sebelum benar-benar membahas perbedaan Office 365 dan Office 2021, alangkah baiknya kita mengetahui bahwa meski Office 365 dan Office 2021 sering disamakan, sebenarnya keduanya berbeda secara fundamental mendasar.
Salah satu kesalahan umum yang acap kali dibilang orang kebanyakan adalah anggapan mereka bahwasanya Office 365 merupakan versi terbaru dari Office 2021. Padahal bukan. Keduanya adalah produk dengan filosofi dan arsitektur yang berbeda.
Pentingnya mengetahui perbedaan Office 365 dan Office 2021 akan membantu pengguna yang paham dalam penghematan biaya. Juga tentu saja memastikan bahwa pengguna tersebut mendapatkan keunggulan maksimal dari aplikasi Microsoft yang dia gunakan.
Perbedaan Utama
Hal paling mendasar serta elementer dalam perbedaan Office 365 dan Office 2021 terletak pada sistem pembayaran dan lisensinya:
- Office 365 yang sekarang dikenal sebagai Microsoft 365 adalah layanan berbasis subscription alias langganan. Jadi pengguna membayar bulanan atau tahunan untuk mendapatkan akses penuh ke semua aplikais Microsoft Office, plus fitur tambahan seperti cloud storage (OneDrive), keamanan tingkat lanjut, dan pembaruan rutin.
- Office 2021 adalah pembelian satu kali atau biasa juga disebut one time purchase. Pengguna membayar sekali, dan mendapatkan versi tertentu yang tidak akan diperbarui lagi setelah masa garansinya berakhir.
Artinya, perbedaan Office 365 dan Office 2021 dalam hal lisensi menentukan apakah Anda ingin memiliki akses permanen terhadap versi tertentu atau ingin terus mendapatkan update terbaru tanpa batas.
Perbedaan Lainnya
Seperti yang dibilang di atas, Office 365 adalah layanan langganan berbasis bulanan atau tahunan. Dengan berlangganan, pengguna mendapatkan akses penuh ke aplikasi Microsoft seperti Word, Excel, PowerPoint, Outlook, dan lainnya, ditambah dengan penyimpanan cloud melalui OneDrive sebesar 1 TB per pengguna.
Perbedaan Office 365 dan Office 2021 juga terletak pada konsep pembaruan: pengguna Microsoft 365 selalu mendapatkan fitur terbaru secara otomatis tanpa perlu membeli versi baru. Hal ini akan sangat penting bagi pengguna yang merupakan organisasi karena bisa menjaga konsistensi dan keamanan perangkat lunak mereka tanpa hambatan lagi.
Di sisi lainnya, Office 2021 bersifat permanen (lifetime license). Anda membelinya sekali, dan setelah itu bisa menggunakannya tanpa biaya tambahan, meskipun terbatas pada perangkat yang terdaftar. Ini menjadi keunggulan utama, jika pengguna tidak ingin terjebak dalam komitmen berlangganan.
Namun, perbedaan Office 365 dan Office 2021 seperti yang dibilang juga sebelumnya akan muncul dalam hal pembaruan. Pengguna Office 2021 hanya mendapatkan perbaikan keamanan (security update), tetapi tidak mendapatkan fitur baru seperti versi terbaru dari Excel dengan AI Powered Functions atau PowerPoint dengan animasi canggih.
Lanjutan dari perbedaan Office 365 dan Office 2021 adalah dalam konteks penggunaan. Untuk individu yang ingin menghindari biaya bulanan, Office 2021 bisa menjadi pilihan bijak, terutama jika Anda merupakan tipe pengguna yang hanya butuh aplikasi dasar seperti dokumen, spreadsheet, dan presentasi.
Namun, jika Anda mempunyai rencana menggunakan layanan kolaborasi seperti Microsoft Teams, berbagi dokumen secara real time, memanfaatkan fitur AI seperti Summarize in Word atau Idea Generator di PowerPoint, maka Anda akan merasakan perbedaan Office 365 dan Offie 2021 terasa jelas: hanya Microsoft 365 yang menyediakan semua fitur itu secara lengkap dan terintegrasi.
Selain itu, fitur keamanan juga menjadi pembeda signifikan. Microsoft 365 menyediakan fitur seperti Advanced Threat Protection (ATP), kemudian ada juga Entra ID untuk manajemen akses berbasiskan peran, serta proteksi email dan dokumen dari ancaman digital.
Office 2021, walau aman dari sisi dasar, tidak memiliki fitur-fitur ini secara otomatis, sehingga pengguna harus mengelola keamanan secara mandiri. Ini menjadi pertimbangan penting bagi perusahaan maupun institusi pendidikan yang memiliki standar keamanan tinggi.
Dalam konteks pengelolaan perangkat, perbedaan Office 365 dan Office 2021 terdapat pada fleksibilitas pengunaan perangkatnya. Pengguna Microsoft 365 bisa memasang atau meng-install aplikasi pada lima perangkat.
Jadi misalnya Anda punya dua laptop yakni, ASUS Vivobook PRO N6506CU dan Lenovo Legion Pro 5 16IAX10, kemudian dua smartphone, serta satu tablet maka, Anda bisa menggunakannya secara bersamaan.
Sementara Office 2021 umumnya hanya bisa digunakan di satu perangkat (meski beberapa lisensi bisa mendukung hingga tiga perangkat, tergantung paketnya). Jika Anda memiliki beberapa device atau bekerja dari banyak lokasi, perbedaan Office 365 dan Office 2021 dari aspek ini bisa menjadi deciding factor.
Perbedaan Office 365 dan Office 2021 yang tak kalah pentingnya juga bisa dirasakan dalam pada aspek pengembangan bisnis serta produktivitasnya.
Dengan Microsoft 365, pengguna bisa mengintegrasikan aplikasi lainnya seperti SharePoint, Power BI, Planner, dan loop kerja yang menyinkronkan antara tim satu dengan tim yang lainnya. Hal-hal tersebut cocok untuk tim yang bekerja secara jarak jauh alias remote serta membutuhkan kolaborasi instan.
Sedangkan di sisi lainnya, yakni di sisi Office 2021, menawarkan kemandirian tentu saja tanpa dukungan kolaborasi yang canggih serta real time.
Pilih Mana?
Setelah Anda membaca kemudian pada akhirnya memahami perbedaan Office 365 dan Office 2021, keputusan akan jelas terlihat yakni sebagai berikut di bawah ini breakdown-nya:
- Office 365 cocok untuk:
-
- Pengguna bisnis atau perusahaan yang butuh kolaborasi tim.
- Pemilik usaha kecil yang ingin meminimalkan biaya IT jangka panjang.
- Pelajar dan mahasiswa yang perlu membuat laporan, tugas, dan proyek kolaboratif.
- Siapa pun yang menginginkan akses ke AI (Copilot), cloud, dan dukungan teknis
- Maka, pilihlah Office 365 jika:
- Anda membutuhkan serta menginginkan fitur terbaru setiap bulannya.
- Anda membutuhkan kolaborasi dengan banyak orang sehingga membutuhkan tim.
- Anda menginginkan keamanan yang maksimal serta dukungan teknis terus-menerus.
- Anda berencana menggunakan AI (Copilot) untuk meningkatkan produktivitas.
- Lalu, Office 2021 cocok untuk:
- Pengguna rumahan yang hanya butuh aplikasi dasar seperti menulis, mengolah data, dan membuat presentasi.
- Orang yang tidak ingin membayar biaya bulanan secara terus-menerus.
- Pengguna yang sudah memiliki perangkat yang cukup tua dan tidak butuh fitur canggih.
- Sehingga, pilihlah Office 2021 jika:
- Anda hanya butuh aplikasi dasar secara permanen.
- Anda tidak ingin berlangganan.
- Anda memiliki perangkat lama dan tidak membutuhkan fitur canggih.
Namun, perlu diingat bahwa karena Office 2021 tidak mendapatkan pembaruan fitur, perbedaan Office 365 dan Office 2021 pada aspek update fitur akan mulai dirasakan mungkin dalam 5–7 tahun ke depan.
Penutup
Mengetahui perbedaan Office 365 dan Office 2021 bukan sekadar soal pilihan penggunaan saja melainkan juga adalah keputusan strategis terhadap produktivitas, keamanan, dan keberlanjutan jangka panjang.
Yuk kenali lebih dekat KomputerMedan melalui tautan berikut ini:
- https://desty.page/komputermedan
- Hotline KomputerMedan: +62-852-1078-9989
